‌  kontakt  ‌  o nama  ‌  izjava ‌

                                                                                          Autor:Preduzetnik team,administrator@preduzetnik.rs

DELOVI POSLOVNOG PISMA 

Poslovna pisma su pisani sastavi kojima preduzeća obavljaju svoje radne delatnosti zbog čega su i osnovane. To je dokument kojim se punovažno može obaviti neki posao.

Poslovno pismo sadrži sledeće elemente: zaglavlje, oznaku veze, mesto i datum pisanja, naziv adresata (primalac), punu adresu adresata, oznaku predmeta, sadržinu (tri obavezna dela), broj ili vrstu priloga, funkciju, ime i prezime lica ovlašćenog za potpis, overu pečatom i način otpreme.

Poslovnom pismu mogu eventualno da nedostaju samo: predmet, prilozi, način otpreme i dostaviti.

Treba izbegavati naknadno dodavanje teksta (post skriptum) jer se može steći utisak da je pismo neuredno i da je površno odrađeno. 

Zaglavlje

U zaglavlju se nalaze svi važni podaci o adresantu (pošiljaocu). Zaglavlje može biti unapred odštampano (memorandum) ili se po potrebi može napisati. Ono se može kucati na dva načina: preko cele gornje margine ili u gornjem levom uglu.

 

 

  

 

 

 
 

 

Oznaka veze

Služi za pisma koja se odnose na isti posao (ponuda, porudžbina u vezi sa ponudom) da bi se mogla lako spojiti u jedan jedinstveni predmet. Kao oznaka veze koriste se brojevi iz osnovne evidencije ili inicijali lica koje obrađuje predmet, u kombinaciji sa inicijalima ovlašćenog lica za potpis.

 

 

 

Mesto i datum pisanja Ovaj elemenat poslovnog pisma ima veliki pravni značaj. Mesto može da bude unapred odštampano, a datum mora da se ispiše na sledeći način: dan – dvocifrenim arapskim brojem (01, 02, 03 itd.), mesec – slovima ili arapskim brojkama, ređe rimskim, godina – arapskim brojkama. Na primer: Beograd, 10. septembar 2005.

 Ime – naziv adresata

Ispisuje se uvek velikim slovima (verzalom), po pravilu, pun naziv. Ako se zna koja služba ili radna jedinica predmet obrađuje, može se ispisati ispod glavnog naziva adresata kao podnaslov (kurentom).

 

 

 

 

Adresa adresata

Ima tri elementa: ulicu i broj (ili poštanski fah), broj pošte i mesto. Ukoliko se za ekspediciju koristi koverat sa ''prozorčetom'', pismo mora sa sadrži i broj pošte, a ako se koristi zatvoreni koverat, taj broj u pismu nija obavezan, ali obavezno se ispisuje na koverti. Kada mesto ima samo jednu reč u nazivu, ona se kuca špacioniranim kurentom, a ako ima dve i više reči u nazivu, tada se mesto kuca kurentom bez špacioniranja. Biće Vam jasno šta je pisac hteo da kaže kad budete pogledali primere.

 

 

 

Predmet

To je najkraća formulacija sadržine pisma. Ispisuje se ispred teksta sadržaja i služi da lice koje radi na evidenciji predmeta ne mora da čita celu sadržinu kako bi odredilo koja je služba nadležna da ga rešava. U pripremljnim obrascima za poslovna pisma unapred je utvrđeno mesto ispisivanja predmeta. Kada je tekst nešto duži, ispisuje se u dva reda. Naziv ovog elementa (predmet) se ne mora ispisivati, a onda se piše samo kratak sadržaj teksta i tada se taj tekst podvlači. Međutim, taj običaj i nije baš tako aktuelan više. Važno je da bude uočljiv, nešto veća slova (ne drastično), boldiranje, italiziranje uradiće svoj deo posla umesto podvlačenja. Ali, ono, underline je kao zvaničnije. Izbor je na Vama.

 

 

Sadržaj

Najvažniji deo pisma jer se u njemu navodi razlog pisanja i mora mu se posvetiti posebna pažnja. Sadržaj ima tri osnovna dela:

U v o d  - navode se razlozi koji su doveli do pisanja pisma, i često je šabloniziran (ponavljaju se fraze kao ''Potvrđujući prijem vašeg pisma...'', ili ''Do sada sa vama nismo imali poslovne kontatke...'' i sl., ali mora se voditi računa da nikad dva pisma ne počnu na isti način);

J e z g r o  - najvažniji deo sadržine pisma koji mora biti potpuno jasan i koncizan jer se u njemu izlažu potrebe i zahtevi poslovnog partnera. Da bi sadržina bila jasnija, ovaj deo može da ima više stavova. Naročito važan deo - detalj u pismu, na koji se ukazuje posebna pažnja adresatu ispisuje se u novom stavu i podvlači;

Z a k lj u č a k  - deo pisma kojim se završava sadržaj i u kome se izražava nada da će posao biti završen na obostrano zadovoljstvo, uz pozdrav na kraju.

 

Broj ili vrsta priloga

Ispisuje se ispod sadržaja, sa leve strane i to samo ako adresant uz pismo šalje i dodatnu dokumentaciju. Ako je u tekstu pisma citirano šta se šalje, prilog se ispisuje samo brojem, a kada to nije učinjeno, u prilogu se tačno navode vrsta priloga (dokumenata).

 

 

 

Funkcija i potpis ovlašćenog lica i overa pečatom

To je element poslovnog pisma bez kojeg ono nema pravnu snagu. Ovlašćeno lice potpisuje se u prostoru između otkucane funkcije koju ima i imena i prezimena.

Potpisivanje je najčešće pojedinačno, pa prepisku potpisuje samo jedno, za to ovlašćeno, lice ili kolektivno, kada ga potpisuju najmanje dva lica.

 

 

  

  

Način otpreme

Služi da se službi ekspedicije da uputstvo kako pismo treba da bude dostavljeno adresatu, pa se ispod priloga otkuca alternativno: lična dostava, preporučeno, povratnicom i sl. Ako nema posebnih oznaka o načinu otpreme, pismo će biti dostavljeno adresatu kao obično pismo.

 

Dostaviti

Ovo je veoma redak element u poslovnoj korespondenciji, a javlja se kad se o istoj sadržini obaveštava veći broj lica. Tada se pismo odjednom štampa u više primeraka, adresovano na glavnog adresata, a u elementu «dostaviti» upiše se kome se jop dostavlja na uvid i korišćenje.

 

Preuzeto iz ''Poslovna korespondencija 2'' – E. Šarković, M. Stegenšek, Z. Kostić, M. Grujić